비즈니스 영어 사용 방법 - 이메일

취업 컨설팅을 통해서 외국계 기업에 취업한 이후에도 다시 연락오는 친구들이 종종 있는데, 입사 후 회사에 적응하는 과정의 어려움을 토로하곤 합니다.

 

외국계 기업에서 직장 생활을 시작하는 분들 중에서 토익이나 토플과 같은 영어시험 성적도 좋고 어학연수나 교환학생을 다녀오신 분들이 많은데, 그런 친구들도 막상 회사에 입사하시면 어떻게 이메일을 써야하는지 난감해하는 경우가 더러 있었습니다. 비즈니스 환경에서의 영어를 써본 경험이 거의 없기 때문입니다.

 

오늘은 그런 분들을 위해 유용한 표현법들을 공유해보려고 합니다.

비즈니스 영어 이메일

시작 인사

이메일의 시작은 간단한 인사로 시작하면 됩니다. 'Hi Jack', 'Dear Jack'과 같은 형식으로 시작하시면 되는데, 아시아권 국가와 처음 이메일을 쓸 때는 Dear을 많이 쓰고, 그 외 문화권 국가와는 처음 이메일에서도 Hi를 쓰기도 합니다. 토익에서는 Dear Mr. Edward/Ms. Choi 와 같은 형식을 많이 봤는데 실제로 이런 경우는 정말 드뭅니다. 완전 처음 보는 경우 굉장히 비즈니스 측면에서 상대방을 대할 때 사용하기도 합니다만, 같은 회사 내의 동료끼리는 잘 안씁니다.

 

한국인들끼리는 Dear을 자주 씁니다. Dear ChulSoo, 와 같은 방식으로 사용하는 것이지요. Hi ChulSoo라고 쓰는 경우에는 상대방과 동료이거나 나보다 직급이 낮을 때 은연중에 씁니다. 상사에게 Hi ChulSoo와 같이 쓰는 일은 드물다고 생각하시면 됩니다. 영어식 표현에서는 Dear보다 Hi가 자연스럽기는 하지만, 한국적인 문화와 결합이 되다보니 Dear는 존칭의 의미가 들어가고 Hi는 그렇지 않은 것으로 자리 잡힌 듯 합니다.

 

Dear Jack으로 시작했다면, 그 다음엔 간단한 인사를 건낼 수 있습니다. 시차가 같다면 'Good morning'과 같은 표현도 가능하고, 그렇지 않다면 'Hope you are doing well'라며 안부 인사를 건낼 수도 있습니다. 요즘은 'Hope you are safe'라고도 간혹 사용합니다.

 

이메일 본문

이메일 본문에서는 본인이 하고자 했던 말을 기재해주면 됩니다. 내용 설명도 좋고 질문을 해도 되겠습니다. This is ~로 시작할 수도 있고, Can I ~ 라는 형식으로 문의를 할 수도 있습니다. Can I ~보다 약간의 존칭 표현을 원하시면 May I~ 라고 할 수도 있습니다.

 

상대방에게 무언가를 부탁할 때는 Would you be able to ~ 라고 할 수도 있고, Can/Could you~라는 표현도 쓸 수 있습니다. 이 중에 가장 공손한 느낌의 표현은 Could you~이고, 친한 사이에서는 Would you~나 Can you~를 많이 사용합니다.

 

이메일의 마무리

이메일 하단에는 서명을 넣어야 하는데, 이 때는 'Thank you' 혹은 'Thanks'와 더불어서 'Best Wishes', 'Kind Regards', 'Warm Regards', 'Best Regards' 등의 문구를 덧붙입니다. 한국으로 치면 ~드림, ~올림과 비슷한 느낌이라고 할 수 있습니다.

 

이메일의 예시

위의 모든 내용을 종합하여, 같은 부서의 친한 동료인 Michelle에게 Benjamin이 어제 있었던 회의에서의 회의록을 가능한 빠른 시일 내에 공유해달라는 내용의 이메일을 작성해보았습니다.

Hi Michelle, Can you share the yesterday meeting's meeting minutes? It would be much appreciated if you could share with me ASAP. Thank you Warm Regards, Benjamin

 

앞선 예시와 동일한 내용이지만, Michelle과 Benjamin이 같은 회사에 다니지만 한 번도 만난적 없는 사이라면 뉘앙스가 아래와 같이 조금 달라질 수 있습니다.

 

Dear Michelle, May I kindly ask you to share the meeting minutes of yesterday meeting? Due to a conflict with another meeting, I couldn't join there. Thank you Warm Regards, Benjamin

두 예시가 큰 차이가 있는 것은 아니지만, 두 번째 내용이 조금 더 공손하고 본인의 사정을 설명함으로 인해 상대방에게 부탁하는 느낌이 조금은 더 있다고 볼 수 있습니다.

 

이와 같은 비즈니스 이메일은 시간을 두고 계속 쓰시다보면 금방 익숙해집니다. 당장 처리해야하는 일에서 겁을 내지 마시고 이메일의 시작과 마무리를 잘 지어주신다면 비즈니스 형식에서 크게 벗어나는 일은 잘 없습니다.